TPS (Toyota Üretim Sistemi) ya da yalın üretim sisteminde kanban (bir çok kişinin yanlış bildiği üzere) bir sistem değil, çekme sisteminin iletişim aracıdır. Basitçe açıklayacak olursak ; bir proses kullandığı ürün miktarını kanban aracılığı ile önceki prosese bildirir ve önceki proses, sonraki prosesten gelen kanban miktarı kadar üretim yapar. Bu işlem, sevkiyattan hammadde tedariğine kadar tüm prosesleri kapsadığında tam anlamı ile çekme sistemi kurulmuş demektir.
Bu konuyu değişik bir açıdan ele alalım. Müşterinize sevk ettiğiniz ambalaj veya paket üzerinde bulunan kanban etiketinde o ambalaj veya paket içinde kaç adet ürün olduğu mutlaka yazılı olacaktır. Dolayısı ile siz müşterinize kanban üzerinde yazılı olan adet kadar fatura kesecek ve Kanban müşterinizde size o miktar kadar ödeme yapacaktır. Kanban uygulamasının kapsama alanı tedarikçinizi de içine alıyorsa, tedarikçiniz de aynı şekilde size fatura kesecek ve siz de ona göre ödeme yapacaksınız. (Burada kanban uygulamasının temel kuralı olan ambalaj içindeki ürünlerin kalitesel ve miktarsal uygunluğunun %100 uygun olması gerektiğini de hatırlatmak isterim.) Diğer bir deyişle, kanbanı tüm bu süreçler içinde bir şekilde “para” yerine geçtiğini düşünmek yanlış olmaz.
Kanban eşittir para dediğimizde ise, planlama bölümünün adeta bir merkez bankası prensibi ile çalışması gerektiği kaçınılmazdır.

Nedenini şöyle açıklayalım : Mevcut düzenli siparişlerinize göre sisteminizde belirlemiş olduğunuz miktarda kanban kullanılmaktadır. Siparişin artması durumunda, sisteminize gereken sayıda kanban ilave etmeniz gerekir. Aksi durumda, artan müşteri talebini sisteminizdeki kanban miktarı karşılayamacak ve en kötü durumda sevkiyat gerçekleştiremeyecek duruma düşmeniz kaçınılmaz olacaktır. Bunun diğer anlamı firmanızın para kazanamamasıdır. Diğer yandan, siparişin azalması durumunda ise sisteminizdeki kanban miktarı gerekenden çok fazla olacağı için gereksiz yere üretim yapacak ve sonucunda stoklarınız artmaya başlayacaktır. Yani 7 temel mudanın en önemlisi olan fazla üretim mudasını gerçekleştirmiş olacaksınız. Bunun da diğer anlamı boşu boşuna para harcamanızdır.
İşte, planlama bölümünün adeta bir merkez bankası şeklinde çalışması bu gibi durumlarda ortaya çıkmaktadır. Sipariş artışlarında piyasaya kanban ilave ederek talep artışını dengeli bir şekilde tüm proseslere aksettirerek eksik sevkiyat riskini yok edebilmelidir. Tam tersi, yani sipariş azalmalarında da sistemdeki kanban miktarını azaltarak fazla üretim mudasını engellemesi gerekir. Tabii ki burada dikkat edilmesi gereken en önemli unsur, azaltma veya çoğaltmalarda tüm proseslere dengeli (heijunka) bir şekilde ilave veya eksiltme yapılmasıdır. Bu dengeleme yapılmadığı takdirde, sevkiyat gerçekleştirememe veya fazla üretim mudası kaçınılmaz olacaktır.