Yalın üretim metodoloji ile ilgilenen herkesin hemen hemen fikir sahibi olduğu bir uygulamadır 5S. 5S tanımlarına baktığımızda karşımıza çıkan en basit cevap: Japonca’da Temizlik-Düzen anlamına gelen “S” ile başlayan kelimelerden oluşan bir ekip faaliyetidir.” şeklindedir. Bundan dolayı, 5S kabaca insanların aklında düzenli ve tertipli bir iş yeri kurmak için yapılan üretim hazırlık faaliyetleri gibi bir tanım oluştursada 5S temizlik ve düzenden daha fazlasıdır. Bundan dolayı bu tanımı biz oldukça yanlış bulmaktayız.

Öncelikle bilmek gerekir ki Toyota Üretim Sistemi (TPS) 5S ‘in ilk adımı “Ayıklama” ile başlar ve “ Gerekli olanla gereksiz olanı ayır “ tanımlamasını yapar. TPS’in temel düşüncesi israfı ortadan kaldırmak olduğundan 5S faaliyeti de aynı düşünce üstüne kurulmuştur. Akış içerisindeki israfı ve problemleri ortaya çıkartan bizi kaizene teşvik eden oldukça etkili bir iş yapış yöntemidir. Özellikle üretimde kullanılacak olan ekipman, makine, malzeme ve insandan en iyi şekilde faydalanıp, faaliyetler arası oluşan kayıpların ortadan kaldırılması ile optimumum verimlilik elde etmeyi hedefler.

Düzensiz ve dağınık bir çalışma ortamı en başta çalışan motivasyonunu etkiler. Bunun için Japonlar’ın “kaliteli ürün üretimi ve verimli bir çalışma ortamı için gereksiz unsurlardan arındırılmış temiz bir çalışma ortamı gereklidir” tanımı oldukça doğrudur. Fakat burada üstünde durmamız gereken konu; kalite şartları için temizlik yapılması değil, ortamın kirlenmemesi ve temiz çalışma ortamı kurulması için alt faaliyetlerin kurgulanmasıdır.

Aslında bu faaliyetin Japonya’da ki orjinal hali 4S olarak tanımlanır. Toyota, Japonya dışındaki ilk yatırımlarını başlatıp lokal iş gücünden yararlanmaya başladığında bu ülkelerdeki çalışanların disiplin problemleri olduğunu fark etmiş ve bunun içinde temel faaliyet olan 4S ‘e ek olarak Shitsuke – Disiplin maddesini ekleyerek çözüm bulmuşlardır.

5S :

1- Seiri (Ayıklama)

2- Seiton (Düzen)

3- Seiso (Temizlik)

4- Seiketsu (Standartlaştırma)

5-Shitsuke (Disiplin) adımlarıdan oluşmaktadır.

Dağınık, yağ ile kirlenmiş makine veya çalışma ortamlarında verimsiz iş gücü, iş kazası tehlikesi ve kalite problemlerinin yaşanacağı aşikardır. Bu tarz problemleri önlemek için TPS, pahalı yatırımlardan ziyade ilk adım olarak doğru bir 5S kültürünün oluşturulmasını önerir.

5S uygulamalarında genellikle faaliyetlerden daha çok bahaneler ön plana çıkar. 5S’ i uygulamak için hiçbir zaman vakit yoktur ve yer darlığından 5S kurallarına uyulmaz. Hatta o proses gereği kirlilik olmazsa olmazdır. Hat akışı 5S formuna göre düzenlenmediğinde israfa açık bir akış ortaya çıkacaktır. Eğer malzemeleri ve ürünleri koyacak yeriniz yoksa fazla üretim, aynı zamanda stok mudası işlediğinizi zaten itiraf etmiş oluyorsunuz. 5S ayrı bir faaliyet olarak ele alınmamalı, bir iş yapış metodu olarak düşünülmelidir. Üretim içerinde gerekli gereksiz kavramlarına uyulduğu taktirde gerekli miktar malzeme, gerekli miktarda ürün ile stok seviyesi belirlenmiş olacak ve yer darlığını ortadan kaldıracaktır. Bu örnek sadece ilk adım için en basit ama getirisi oldukça etkili bir örnektir.

5S sadece üretimde değil aynı zamanda ofis ortamında da oldukça başarılı bir şekilde uygulanabilen bir faaliyettir. TPM faaliyetlerinde Ofis verimliliği çalışmalarında 5S temel bir uygulama konusu olarak işlenmektedir. Özellikle, gereksiz unsurlardan ayrılmış ve bilgiye 30 saniyede ulaşma kuralı ile bilgi düzenlemesi yapılarak kurulan 5S faaliyetlerinin ofis içi verimliliği arttırdığı bir çok kez tecrübe edilmiştir. Ayrıca, iş akışının görselleştirilmesi ve görsel yönetim içinde oldukça yararlıdır.

Günümüzde sanal ortamlarda 5S ile ilgi fazlası ile kaynak vardır. Bunların bir çoğu malesef bilgi kirliliğinden öteye gidememekte ve 5S’i yanlış tanıtmaktadır. Bundan dolayı, ülkemizdeki firmaların birçoğunda yine yanlış 5S uygulamalarına rastlamaktayız. Uygulamalara başlarken güvenilir ve doğruluğundan emin olduğunuz kaynaklardan yararlanın, mümkünse bu konuda başarı sergilemiş firmalarla benchmark çalışması yaparak kıyaslama yöntemi ile çalışmalarınıza devam edin.

Faaliyetlerimize yakından destek veren ve bizle know-how paylaşımında olan değerli hocamız Shigehiro Nakamura’nın geliştirmiş olduğu fonksiyonel 5S, uygulama metodları alışılmış 5S metotlarından farklı olarak her bir adımın etkisini ortaya koymayı amaçlamakta ve bütün adımların sonucunda yönetim süreçlerine pozitif bir katkı sağlamaktadır. Fonkisyonel 5S ile sadece temizlik ve düzen adımlarının tekrarı ile ortaya çıkan makyajlanmış bir iş yeri ortamı yerine, gerçek anlamda uygulama adımları sonucu kendiliğinden meydana gelen işlevsel görsel düzenin kurulmasını sağlar. 5S uygulamlarında amaç temiz bir iş yeri ortamı kurmak ise, buradaki “temizlik” kavramı hatayı, arızayı ve kazayı ifade etmelidir. Kısacası hedef bakım, kalite ve güvenlik açısından “sıfır” olmalıdır.

5S, özellikle üretim personelleri ile ofis personellerini aynı platformda toplayan, çalışanların sorumluluk alarak ortak bir çalışma yapmalarını ve organizasyon içinde düzgün iletişim kurulmasını sağlayan en etkili faaliyettir. Organizasyon içi iletişimin ne kadar önemli olduğunu düşünürsek 5S işletmeler için güzel bir iletişim kanalı sunmaktadır.